In situatia in care exista defectiuni ale casei de marcat sau este produsa orice alta situatie in care nu poate fi utilizata casa de marcat, se utilizeaza registrul special in care se trec produsele vandute sau facturile emise la cererea clientilor.

 Pana la repunerea in functiune a aparatelor de marcat electronice fiscale, operatorii economici utilizatori (proprietarii casei de marcat) sunt obligati sa inregistreze intr-un registru, special intocmit in acest sens, toate operatiunile efectuate si sa emita chitante, in conditiile legii, pentru respectivele operatiuni, si facturi, la cererea clientului.

Registrul special si raportul fiscal de inchidere zilnica sunt documente avute in vedere de catre organele fiscale cu ocazia verificarii veniturilor care stau la baza determinarii impozitelor si taxelor datorate bugetului de stat. Registrul special se arhiveaza si se pastreaza pe o perioada de 10 ani, iar raportul fiscal de inchidere zilnica, pe o perioada de 5 ani. (art. 4, alin.(4) din OUG 28/1999)
 
Articolul 6 din HG 479/2003 privind aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea OUG 28/1999 privind obligatia agentilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, cu modificarile si completarile ulterioare, precizeaza urmatoarele aspecte:
 
-  in situatia defectarii aparatului de marcat electronic fiscal utilizatorii consemneaza in cartea de interventii a aparatului de marcat electronic fiscal, data si ora la care au anuntat defectarea acestuia si pastreaza confirmarea scrisa, respectiv telex, fax sau altele asemenea, privind anuntarea defectarii aparatului de marcat electronic fiscal.

 Pana la repunerea in functiune a aparatului defect, utilizatorii, cu exceptia taximetristilor, inregistreaza tranzactiile efectuate in aceasta perioada in registrul special, care se completeaza fara stersaturi sau fara spatii neutilizate.
 
 Registrul special va avea paginile numerotate, va fi sigilat si va fi stampilat de catre organul fiscal la care utilizatorul este inregistrat ca platitor de impozite si taxe, cu precizarea numarului de pagini continut de acesta, si va fi prezentat de catre utilizator, pentru vizare o data cu depunerea declaratiei de instalare a aparatului la organul fiscal in a carui raza teritoriala a fost instalat acesta.
 
 La repunerea in functiune a aparatului tehnicianul unitatii de service acreditate, denumit in continuare tehnician de service, consemneaza in registrul special, dupa ultima inregistrare a tranzactiilor efectuate de utilizator, data si ora inceperii functionarii aparatului, sub semnatura si numele in clar ale tehnicianului de service.
 
De asemenea, articolul 8 din HG 479/2003 reglementeaza urmatoarele aspecte:
 
-  in situatia intreruperii curentului electric in momentul emiterii unui bon fiscal, acesta se pastreaza de catre utilizator impreuna cu raportul fiscal de inchidere zilnica;
 
-  in registrul special, inainte de inregistrarea tranzactiilor, se noteaza data si ora intreruperii curentului electric, iar in final, data si ora la care aparatul incepe sa functioneze, sub semnatura si stampila utilizatorului (proprietarului casei de marcat).

Pentru a reflecta in registrul de casa si in contabilitate incasarile, trebuie sa emiteti chitante pentru sumele inscrise in registrul special.